Maison/phpAduc/ArchivageThunderbird.md

Guide d'archivage Thunderbird - Gestion des départs

Ce guide détaille la procédure complète pour archiver les données email d'une personne quittant l'organisation.

1. Créer un compte IMAP dans Thunderbird

Étapes de création :

1. Ouvrir Thunderbird et aller dans le menu :

   • Fichier → Nouveau → Compte de courrier existant
   • Ou cliquer sur Configurer un compte dans l'écran d'accueil

2. Saisir les informations du compte :

   • Nom complet : Nom de la personne
   • Adresse électronique : adresse@entreprise.com
   • Mot de passe : mot de passe du compte

3. Configuration automatique :

   • Thunderbird tentera de détecter automatiquement les paramètres
   • Si cela échoue, configurez manuellement :
     • Serveur entrant : IMAP
     • Nom du serveur : imap.votre-domaine.com
     • Port : 993 (SSL/TLS) ou 143 (STARTTLS)
     • Sécurité : SSL/TLS
     • Authentification : Mot de passe normal

4. Finaliser en cliquant sur Terminé

2. Sauvegarder les données

Méthode 1 : Synchronisation complète

1. Clic droit sur le compte → Paramètres
2. Onglet "Synchronisation et stockage"
3. Cocher "Conserver les messages de ce compte sur cet ordinateur"
4. Sélectionner "Synchroniser tous les messages localement"
5. Attendre la synchronisation complète

Méthode 2 : Export des dossiers

1. Installer l'extension ImportExportTools NG :

   • Aller dans Outils → Modules complémentaires
   • Rechercher "ImportExportTools NG"
   • Installer l'extension

2. Exporter les dossiers :

   • Clic droit sur chaque dossier important
   • ImportExportTools NG → Exporter le dossier → En tant que fichier mbox
   • Choisir l'emplacement de sauvegarde

Méthode 3 : Sauvegarde du profil complet

1. Fermer Thunderbird

2. Localiser le dossier de profil :

   cd ~/.thunderbird
   ls -la
   

3. Copier le dossier de profil :

   # Créer une sauvegarde du profil
   cp -r ~/.thunderbird/xxxxxxxx.default-release ~/sauvegarde_thunderbird_[nom_personne]_$(date +%Y%m%d)
   

3. Archivage recommandé

Structure d'archivage :

Archives_[Nom_Personne]_[Date]/
├── Emails_mbox/
│   ├── Boite_reception.mbox
│   ├── Envoyes.mbox
│   ├── Brouillons.mbox
│   └── Dossiers_personnalises/
├── Contacts/
│   └── carnet_adresses.vcf
├── Calendrier/
│   └── evenements.ics
└── Configuration/
    └── parametres_compte.txt

Export des contacts :

1. Carnet d'adresses → Outils → Exporter
2. Choisir le format vCard ou CSV

Export du calendrier (si Lightning est utilisé) :

1. Calendrier → Clic droit sur le calendrier
2. Exporter le calendrier → Format iCS

4. Supprimer le compte

Suppression sécurisée :

1. Vérifier que la sauvegarde est complète

2. Paramètres du compte :

   • Clic droit sur le compte → Paramètres
   • En bas à gauche : Actions du compte → Supprimer le compte

3. Confirmation de suppression :

   • Confirmer la suppression
   • Les données locales seront supprimées

Nettoyage supplémentaire :

# Nettoyer les fichiers temporaires
rm -rf ~/.thunderbird/*/ImapMail/[serveur_imap]

5. Bonnes pratiques pour l'archivage

Documentation à conserver :

• Liste des dossiers archivés
• Date de l'archivage
• Période couverte par les emails
• Format des fichiers d'export
• Mot de passe de l'archive (si chiffrée)

Chiffrement de l'archive :

# Créer une archive chiffrée
tar czf - Archives_[Nom]_[Date]/ | gpg --cipher-algo AES256 --compress-algo 1 --symmetric -o archive_[nom]_[date].tar.gz.gpg

Vérification de l'intégrité :

# Créer une somme de contrôle
sha256sum archive_* > checksums.txt

6. Conservation légale

• Durée de conservation : Respecter la politique de l'entreprise
• Accès contrôlé : Définir qui peut accéder aux archives
• Traçabilité : Documenter les accès aux archives
• Destruction sécurisée : Planifier la suppression définitive selon les réglementations

7. Check-list de départ

Avant l'archivage :

• Informer la personne de la procédure d'archivage
• Vérifier les droits d'accès au compte email
• Identifier les dossiers critiques à archiver
• Préparer l'espace de stockage nécessaire

Pendant l'archivage :

• Synchroniser tous les dossiers IMAP
• Exporter les contacts du carnet d'adresses
• Exporter le calendrier si applicable
• Vérifier l'intégrité des exports
• Documenter la procédure effectuée

Après l'archivage :

• Tester la restauration d'un échantillon d'emails
• Chiffrer l'archive si nécessaire
• Stocker l'archive dans un lieu sécurisé
• Supprimer le compte de Thunderbird
• Documenter l'emplacement de l'archive

---

Note importante : Cette procédure garantit une archive complète et sécurisée des données email tout en respectant les bonnes pratiques de gestion des départs d'employés.

Date de création : 22 octobre 2025